ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΕΜΦΑΝΙΣΤΗΚΑΝ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ELEARNING

Τελευταία ενημέρωση: 29/10/2024

Περιεχόμενα

1.  Οφέλη νέου συστήματος elearning 
2.  Ενέργειες ΚΗΔ για την υλοποίηση της μετάβασης 
3.  Κύρια προβλήματα από την υλοποίηση της μετάβασης και ενέργειες ΚΗΔ

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΕΜΦΑΝΙΣΤΗΚΑΝ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ELEARNING

Στο παρόν κείμενο παρουσιάζονται συνοπτικά τα προβλήματα που εμφανίστηκαν στο νέο σύστημα elearning και στην διασύνδεσή του με την υπηρεσία Ηλεκτρονικής Γραμματείας και τον τρόπο αντιμετώπισής τους. Είναι προφανές, εκ του αποτελέσματος, ότι υπο-εκτιμήθηκε η πολυπλοκότητα της μετάβασης. Η εκτίμηση εστιάστηκε στο να μεταφερθεί το εκπαιδευτικό υλικό χωρίς επιβάρυνση των διδασκόντων, χωρίς όμως να καταφέρει να προβλέψει τελικά όλα τα πιθανά σενάρια χρήσης και τα προβλήματα που θα δημιουργούνταν. Για αυτό το λόγο, το ΚΗΔ και τα μέλη της Επιτροπής Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΕΨΔ) θα ήθελαν να ζητήσουν συγνώμη για την αναστάτωση των πρώτων ημερών λειτουργίας του νέου συστήματος από τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, και να διαβεβαιώσουν ότι καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για την άμεση επίλυση των προβλημάτων. Το ΚΗΔ βασίζεται κυρίως στη εσωτερική του τεχνογνωσία, έχοντας ανταποκριθεί μέχρι σήμερα σε όλες τις προκλήσεις και το απαιτητικό περιβάλλον ενός μεγάλου ακαδημαϊκού ιδρύματος. Στη συνέχεια παρέχονται μερικές πληροφορίες σχετικά με τη μετάβαση στο νέο σύστημα e-learning και τον τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων.

Λόγοι μετάβασης και επιλογή χρόνου υλοποίησης: Η προηγούμενη εγκατάσταση ήταν σε λειτουργία για σχεδόν μια δεκαετία και παρουσίαζε σοβαρά προβλήματα ασφαλείας και διαχείρισης. Η νέα πλατφόρμα έχει σημαντικά οφέλη (βλέπε πίνακα στο τέλος του κειμένου) και μία νέα φιλοσοφία σύνδεσης με το σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας (για κάθε ενεργή τάξη στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας υπάρχει ένα μάθημα στο elearning.auth.gr). Οι εργασίες συντήρησης-αναβάθμισης γίνονται πάντοτε στην αρχή του νέου ακαδημαϊκού έτους, ώστε να μη διαταράσσονται οι περίοδοι των εξεταστικών (φέτος η εξεταστική του Ιουνίου επεκτάθηκε μέχρι και τα μέσα Ιουλίου, και η εξεταστική του Σεπτεμβρίου ξεκίνησε στο τέλος Αυγούστου). Η μετάβαση δε μπορούσε να γίνει το καλοκαίρι αφού απουσιάζει το διδακτικό προσωπικό που  έπρεπε να κάνει σειρά από ενέργειες πριν και μετά τη μετάβαση.

Ενέργειες που έγιναν πριν γίνει η μετάβαση και προβλήματα μετάβασης: Αν και το ΚΗΔ υλοποίησε σειρά από ενέργειες πριν τη μετάβαση (βλέπε πίνακα στο τέλος του κειμένου), δεν αποδείχθηκαν επαρκείς για να καλύψουν όλα τα σενάρια χρήσης με αποτέλεσμα την εμφάνιση θεμάτων πιο σοβαρά από τις τυπικές δυσκολίες που εμφανίζονται σε κάθε μετάβαση (π.χ. προβλήματα προσαρμογής σε μία νέα πλατφόρμα, με νέες λειτουργίες, κλπ.). Λεπτομέρειες για τα προβλήματα και τον τρόπο αντιμετώπισης από το ΚΗΔ μέχρι σήμερα, παρουσιάζονται σε πίνακα στο τέλος του κειμένου.

Τρέχουσα κατάσταση και οι προοπτικές της λειτουργίας του νέου συστήματος elearning: Στο νέο σύστημα, συνδέονται καθημερινά περισσότεροι από 10.000 φοιτητές μας και ήδη περισσότεροι από 2.000 φοιτητές έχουν συμμετάσχει σε δραστηριότητες αξιολόγησης μέσα από το νέο σύστημα. Έχουν διατεθεί πρόσθετοι πόροι στην υποστήριξη χρηστών και ήδη τα περισσότερα προβλήματα έχουν επιλυθεί. Η επιστροφή στην παλιά εγκατάσταση ή η παράλληλη λειτουργία της με το νέο σύστημα σήμερα, 2 εβδομάδες μετά την αρχική μετάβαση, θα ήταν μία λανθασμένη επιλογή, αφού: 1) Ήδη υπάρχει πολύ σημαντική δραστηριότητα στο νέο σύστημα, όπως προαναφέρθηκε, και τα Τμήματα ήδη αναρτούν στις ιστοσελίδες τους τους συνδέσμους στη νέα πλατφόρμα. 2) Θα δημιουργήσει σύγχυση στην ακαδημαϊκή κοινότητα (π.χ. οι χρήστες θα αναζητούν την πλατφόρμα που υπάρχει το ενεργό μάθημα, θα συνεχίσει η  ανάπτυξη υλικού σε μία πλατφόρμα που θα κλείσει, κλπ.).

Το ΚΗΔ και η ΕΨΔ διαβεβαιώνουν τα μέλη της Συγκλήτου (και την ακαδημαϊκή κοινότητα) του ΑΠΘ ότι θα καταβάλουν κάθε προσπάθεια ώστε να ολοκληρωθεί η μετάβαση στο νέο σύστημα elearning. Εκτιμούμε ότι μέχρι τις αρχές Νοεμβρίου θα αποκατασταθούν οι εναπομένουσες δυσλειτουργίες και ζητούμε την κατανόηση και τη συνεργασία όλων, ώστε να αποκτήσουν τα μέλη του ΑΠΘ πρόσβαση σε ένα πιο σύγχρονο και ασφαλές σύστημα, με βελτιωμένη εμπειρία χρήσης και νέες δυνατότητες.

Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΑΠΘ

Επιτροπή Ψηφιακής Διακυβέρνησης ΑΠΘ

Πίνακες συμπληρωματικών πληροφοριών

 Οφέλη νέου συστήματος elearning 

• Αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση των διδασκόντων στη δημιουργία elearning μαθημάτων για τις ανάγκες των αναθέσεων διδασκαλίας. 
• Προσωποποιημένη πληροφόρηση διδασκόντων και φοιτητών για τη συμμετοχή τους σε τάξη και elearning μαθήματα που τους αφορούν. 
• Αναγνωρισιμότητα των μαθημάτων του elearning που είναι “επίσημα” αντιστοιχημένα με αυτά που διδάσκονται στα Προγράμματα Σπουδών. 
• Αυτόματη διασύνδεση του καταλόγου σπουδών και όλων των ηλεκτρονικών εφαρμογών του ιδρύματος με τα elearning URLs της κάθε τάξης. 
• Τυποποίηση σεναρίων διδασκαλίας για την καλύτερη υποστήριξη των διδασκόντων. 
• Εγγραφή φοιτητών και άντληση βαθμών από elearning σε ηλεκτρονική γραμματεία, όπως ζητήθηκε από τους Διδάσκοντες και στο πρόσφατο survey του ΚΗΔ.

 Ενέργειες ΚΗΔ για την υλοποίηση της μετάβασης 

• Το ΚΗΔ επεδίωξε να απορροφήσει το φορτίο μεταφοράς εκπαιδευτικού υλικού από την παλιά στη νέα εγκατάσταση και να μην το μεταθέσει στους διδάσκοντες, ζητώντας τους απλά να προβούν σε καταχωρήσεις των elearning URLs στην ηλεκτρονική γραμματεία διδασκόντων.
• Η ανάλυση των δεδομένων από τις συνδέσεις μαθημάτων με τάξεις της Ηλεκτρονικής Γραμματείας στο παλιό σύστημα, ξεκίνησε από τον Ιούνιο και συνεχίστηκε Ιούλιο και Αύγουστο, χωρίς να καταλήξει σε αντιστοίχιση ικανή να καλύψει μεγάλο ποσοστό των μαθημάτων. Κρίθηκε αναγκαίο να ζητηθεί τον Σεπτέμβριο από τους Διδάσκοντες να υποδείξουν τα μαθήματα που θέλουν να μεταφερθούν και να αντιστοιχηθούν με τις τάξεις ηλεκτρονικής γραμματείας. Η συλλογή ξεκίνησε στις αρχές Σεπτεμβρίου και μόλις συλλέχθηκαν αρκετές καταχωρήσεις ξεκίνησε και η επεξεργασία των δεδομένων, ώστε να προετοιμάσει τις αντιστοιχίσεις.
• Ενημερώθηκαν οι διδάσκοντες για τη νέα φιλοσοφία του συστήματος (σχετικός οδηγός, https://elearning.auth.gr/guides-site/guide.php?gID=151 και σειρά από μηνύματα το Σεπτεμβρίου του 2024.
• Με βάση τις καταχωρήσεις των elearning URLs που έκαναν οι Διδάσκοντες στην ηλεκτρονική γραμματεία μέχρι τις 05/10/2024, είχαν συλλεχθεί 3831 μαθήματα σε 4695 τάξεις ηλεκτρονικής γραμματείας. Μεταφέρθηκαν αυτοματοποιημένα 3538 μαθήματα από το παλιό elearning-2023.

 Κύρια προβλήματα από την υλοποίηση της μετάβασης και ενέργειες ΚΗΔ

• Εμφάνιση πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου μαθήματος στην υπηρεσία ηλεκτρονικών μαθημάτων, κυρίως λόγω προβλημάτων στα δεδομένα της ηλεκτρονικής γραμματείας των διαφόρων Τμημάτων.
  Το ΚΗΔ θα εξετάσει κατά τη διάρκεια του ακαδημαϊκού έτους πιθανές ενέργειες εξυγίανσης, ώστε να αποτραπεί η μεταφορά αυτών των προβλημάτων σε άλλες υπηρεσίες που διαλειτουργούν με την ηλεκτρονική γραμματεία.
•  Μετά τη συλλογή των καταχωρήσεων των διδασκόντων και για να καλυφθούν προσαρμοσμένα σενάρια χρήσης που δεν είχαν 1:1 αντιστοίχιση (περιπτώσεις συνένωσης/διάσπασης μαθημάτων),  υλοποιήθηκε από το ΚΗΔ ένας σημαντικό κύκλο ανάπτυξης. Αν και είχαν ήδη προβλεφθεί πολλά και διαφορετικά σενάρια διδασκαλίας (Απλό, Σύνθετο Μάθημα, Τμήματα Τάξης, Συνένωση Τάξεων, Διάσπαση Τάξης), ο συνδυασμός των σεναρίων για ικανοποίηση όλων των περιπτώσεων που προέκυψαν ήταν εξαιρετικά σύνθετος. Ειδικότερα, οι καταχωρήσεις των elearning URLs φανέρωσαν μια σειρά από νέα δεδομένα:
  • μεγάλος αριθμός (1783) τάξεων ηλεκτρονικής γραμματείας συσχετίστηκαν ως “ισοδύναμα” μαθήματα με υπόδειξη του Διδάσκοντα, χωρίς αυτό να είχε καταχωρηθεί προηγουμένως στο SIS με τους τρόπους που εκείνο υποστηρίζει (αντικατάσταση μαθήματος).
  • αριθμός τάξεων (190) αφορούσε τάξεις ηλεκτρονικής γραμματείας που ήταν ήδη χωρισμένες σε Τμήματα και δεν ήταν ξεκάθαρο πως θα αντιστοιχηθούν σε μαθήματα στο elearning
  • μικρός αριθμός τάξεων (121) αφορούσε τάξεις με ανάγκη αντιστοίχισης σε πολλαπλά μαθήματα στο elearning
  • φοιτητές έχουν βάλει σε δήλωση μαθημάτων ταυτόχρονα 2+ μαθήματα της ομάδας που οι Διδάσκοντες υπέδειξαν ως “ισοδύναμα” με αποτέλεσμα να εμφανίζονται ως διπλοεγγεγραμμένοι
  • μαθήματα που διδάσκονται σε διαφορετικά τμήματα από τον ίδιο διδάσκοντα συσχετίζονται ως “ισοδύναμα”, χωρίς όμως να αντιστοιχηθούν στην ηλεκτρονική γραμματεία ως “μοιραζόμενα” (κοινά) μεταξύ τμημάτων.
  Το ΚΗΔ επεξεργάζεται και θα υλοποιήσει λύσεις που θα καλύψουν τα συνηθέστερα σενάρια διδασκαλίας και οργάνωσης μαθημάτων.
• Δυσλειτουργίες που εντοπίστηκαν στο μηχανισμό εισόδου στην πλατφόρμα σε συνδυασμό με τον συγχρονισμό από την ηλεκτρονική γραμματεία τη Δευτέρα 14/10 και οδήγησε στην εικόνα του διδάσκοντες και  φοιτητές να μην βλέπουν τα μαθήματα τους.
  Τα παραπάνω προβλήματα αντιμετωπίστηκαν γρήγορα και ο μηχανισμός είναι υπό παρακολούθηση από τους τεχνικούς του ΚΗΔ.
•  Έλλειψη οδηγιών για το νέο σύστημα elearning. 
  Μέσα στο Νοέμβριο-Δεκέμβριο θα δημιουργηθεί νέο υποστηρικτικό υλικό προς τους διδάσκοντες, τόσο σε επίπεδο οδηγών, όσο και σε επίπεδο εκπαιδεύσεων, το οποίο θα καλύψει και τα θέματα της νέας έκδοσης του Moodle, μέσα στο γενικότερο πλαίσιο μετάβασης της υπηρεσίας υποστήριξης στο ΚΗΔ που είναι ταυτόχρονα σε εξέλιξη.
•  Ανησυχία στους διδάσκοντες για απώλεια εκπαιδευτικού υλικού
  Εφεδρικό αντίγραφο (backup) της προηγούμενης εγκατάστασης διατέθηκε άμεσα στους διδάσκοντες. Θα είναι διαθέσιμο για όλο το ακαδημαϊκό έτος, για την άντληση όποιου υλικού απαιτηθεί.
• Φιλοξενία μαθήματα εκτός Προγραμμάτων Σπουδών
  Συνεχίζουν να φιλοξενούνται στην υπηρεσία, όπως ήδη έχει ανακοινωθεί από το Σεπτέμβριο. Προβλήματα μεταφοράς σε μαθήματα που δε δηλώθηκαν από τους διδάσκοντες θα αντιμετωπιστούν με μεταφορά σε συνεργασία με τους διδάσκοντες στο επόμενο διάστημα.
• Έλλειψη πρόσθετων ρόλων (π.χ. βοηθών διδασκαλίας)Τυχόν ρόλοι που δεν είναι καταχωρούνται ακόμη στην ηλεκτρονική γραμματεία, εξυπηρετούνται (προς το παρόν) με εγγραφή από τους διδάσκοντες. Θα εξεταστεί η δυνατότητα εισαγωγής νέων ρόλων στην ηλεκτρονική γραμματεία και σύνδεσης με το σύστημα elearning.